ALUR KOMUNIKASI

Komunikasi keatas, kebawah, dan menyamping merupakan ciri-ciri arah dan alur komunikasi organisasional, dan mereka menggambarkan saluran komunikasi formal dan informal. Alur komunikasi diatur di dalam organisasi. Ada secara eksplisit dan implisit pembatas pada siapa dapat berkomunikasi, dengan cara bagaimana, tentang apa, dan untuk tujuan apa.

Saluran Komunikasi Formal

Jaringan komunikasi organisasi merupakan suatu struktur saluran dimana informasi melewatinya dari individu satu ke individu lainnya. Jaringan tersebut mengandung alur informasi, dan ia mencerminkan interaksi formal antar anggota organisasi. Beberapa jaringan yang berbeda beroperasi di dalam organisasi kerja (lihat gambar). Jaringan rantai merupakan suatu pola komunikasi yang ada pada birokrasi dan organisasi lain dimana terdapat suatu rantai formal komando. Informasi melintasi hirarki organisasi baik ke atas maupun ke bawah dengan pertukaran antara satu orang dan dua orang lainnya—satu diatas dan satu dibawah posisi seseorang itu sendiri. Bergantung pada ukurannya, organisasi mungkin memiliki beberapa rantai komunikasi yang menghubungkan tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih tinggi dan lebih bawah. Meskipun rantai tersebut hanya memiliki kapasitas dua-jalur, ini digunakan terutama untuk komunikasi kebawah. Jaringan roda memasukkan satu orang yang berkomunikasi dengan masing-masing dari sejumlah orang lainnya. Jaringan Y memasukkan dua orang sentral yang menyampaikan informasi kepada yang lainnya pada batas luar suatu pengelompokkan. Pada jaringan ini, seperti pada jaringan rantai, sejumlah saluran terbuka dibatasi, dan komunikasi disentralisasi/dipusatkan. Orang hanya bisa secara resmi berkomunikasi dengan orang-orang tertentu saja. Pada jaringan pinwheel, seluruh saluran terbuka. Setiap orang berkomunikasi dengan setiap orang lainnya. Pinwheel ini memberikan contoh suatu struktur komunikasi yang terdesentralisasi. Jaringan terpusat/sentralisasi dan disentralisasi memiliki kegunaan yang berbeda. Sebagai contoh, struktur desentralisasi dapat lebih efektif untuk pemecahan masalah secara kreatif, sedangkan strukur desentralisasi lebih bagus untuk pergerakan informasi yang cepat.

Arah Komunikasi

Komunikasi organisasi berbeda sesuai dengan apakah tujuan pokoknya mengirim informasi kebawah, ataukah pada arah yang horisontal. Komunikasi kebawah membawa informasi yang berhubungan dengan tugas pada seseorang yang melakukan tugas tersebut. Ia juga membawa informasi tentang kebijakan dan prosedur, serta bisa jadi digunakan untuk feedback yang bersifat motivasional pada karyawan. Komunikasi lateral atau horisontal terjadi antar rekan kerja. Anggota tim dan departemen harus berkomunikasi untuk memperluas hubungan kerja mereka. Karena jalur otoritas tidak berseberangan, maka komunikasi lateral ini lebih cepat daripada komunikasi ke atas atau ke bawah secara hirarkis.

Komunikasi keatas membawa informasi dari tingkat bawah ke tingkat atas organisasi. Informasi itu mungkin concern pada aktivitas lingkungan luar atau internal pada tingkat bawah organisasi.

Para pimpinan organisasi menerima feedback tentang efektifitas keputusan yang telah diambilnya. Anggota tingkat bawah mempunyai kesempatan untuk menginformasikan dan mengajukan keluhan, dan memberikan saran untuk pengembangan.

Pesan lebih mungkin untuk dimengerti ketika sebuah pertukaran terjadi daripada ketika penerima tidak membuat respon apapun. Dengan komunikasi satu-arah, informasi dikirim ke bawah dari pimpinan kepada anggota. Pimpinan tidak menanyakan atau tidak mengharapkan suatu respon. Tentu saja, jika tidak ada komunikasi keatas, maka akan sangat sulit mengetahui apakah pesan pimpinan telah dapat diterima. Pada komunikasi dua-arah, penerimaan pesan dapat diperjelas sebab suatu respon diharapkan kemunculannya. Komunikasi dua-arah ini memungkinkan misunderstanding/ kesalah-pahaman dapat dijernihkan.
Para teoritikus human relation, berusaha mendorong ke arah terbukanya komunikasi antara para pimpinan dan anggota-anggotanya. Komunikasi terbuka merupakan penyingkapan informasi personal dan/atau yang berhubungan dengan pekerjaan. Dua isu sentral dari konsep itu adalah kejujuran dalam menyingkap informasi dan keikhlasan dalam menerimanya.

Distorsi dan Hilangnya Komunikasi

Sebagai informasi yang dikirim kebawah dari pimpinan kepada anggota organisasi melalui suatu jaringan yang terbatas, seperti jaringan rantai, ia diubah melalui proses Filtering. Pimpinan tingkat menengah menyaring informasi yang mereka terima dan teruskan. Mereka menghilangkan beberapa bagian dari informasi itu dan menambah detil pada bagian yang lain. Mereka mengirimkannya kepada beberapa bawahan tetapi tidak seluruhnya. Pada setiap tingkatan yang dilalui oleh sebuah pesan, seorang pimpinan memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu dikirimkan. Jelasnya, dengan sembrono, pesan awalnya menjadi berubah. Informasi hilang, dan pesan menjadi terdistorsi. Seberapa seriuskah masalah filtering ini? Beberapa pihak telah melaporkan bahwa sebanyak 80% informasi hilang sebagai pesan yang turun dari atas ke bawah organisasi, mengindikasikan bahwa filtering dapat menjadi masalah besar (Nichols, 1962). Bagaimanapun juga, filtering seringkali diperlukan. Komunikasi tentang kebijakan dan prosedur organisasi mungkin butuh diterjemahkan ke dalam bahasa yang relevan dengan tugas sebelum mereka dikirim kepada anggota.Filtering terjadi pada komunikasi keatas dengan cara yang sama. Pimpinan menengah merangkum informasi dari tingkat bawah sebelum mengirimnya kepada pimpinan tingkat di atasnya. Ini mungkin perlu jika atasan tidak memiliki waktu atau keahlian teknis untuk mengkaji dan mengerti pesan aslinya. Anggota mungkin juga menyaring informasi sebelum mereka mengirimnya kepada seorang atasan. Beberapa informasi ditahan ketika komunikasi berisikan berita buruk atau ketika atasan di atasnya tidak dipercaya. Kesalahan umum dalam komunikasi keatas adalah penghilangan detail yang penting (Gaines, 1980). Detail yang dihilangkan dari pesan ini seringkali dibelokkan dalam saluran komunikasi lateral. Sehingga informasi yang seharusnya diberikan

November 29th, 2006 - Ditulis oleh deprazz | Kampus | | 10 Komentar

Rahmawan D Prasetya, S.Sn., M.Si. adalah salah seorang staf pengajar di Program Studi Desain Interior Fakultas Seni Rupa-Institut Seni Indonesia Yogyakarta. Pendidikan S1-nya diselesaikan di PSDI FSR-ISI Yogyakarta pada tahun 1996. Gelar Master-nya, didapatkannya dari Program Studi Psikologi minat utama Psikologi Industri/organisasi Sekolah Pasca Sarjana UGM di Yogyakarta, yang diselesaikannya pada pertengahan tahun 2006. Dari tahun 1996 sampai dengan tahun 2002, banyak berperan sebagai seorang praktisi desain interior. Beberapa karya desainnya antara lain adalah beberapa Showroom Kawasaki Motor di Yogyakarta, Interior Toko Buku Gramedia Sudirman di Yogyakarta, Showroom AHASS-Honda Asli Motor di Cilacap, Interior kantor perwakilan Zurich Insurance di Yogyakarta, dsb. Saat ini masih tercatat sebagai anggota Himpunan Desainer Interior Indonesia (HDII) dengan no anggota 008/jogja/AB. Karir mengajarnya diawali dari mulai Yogya Design School Yogyakarta pada tahun 1996-1999, Akademi Desain Visi Yogyakarta 1997, LPK Visi Yogyakarta 1997-1998, hingga PSDI FSR-ISI Yogyakarta dari tahun 1999-sekarang. Beberapa mata kuliah yang diampunya antara lain adalah Manajemen 1, Sosiologi Desain, Antropologi Budaya, Desain Interior 3-4, Desain Mebel 2-3, dan Desain Taman. Ketertarikannya pada bidang Psikologi Desain ditunjukkannya dengan melakukan penelitian eksperimental laboratorium yang berjudul Pengaruh Komposisi Warna Harmonis dan Disharmonis pada Ruang Kerja terhadap Stres Kerja yang dilakukannya pada tahun 2005. Saat ini ia lebih banyak berkonsentrasi pada tugas-tugas mengajar dan penelitian disamping sesekali mengaplikasikan kemampuannya dalam mendesain interior pada beberapa proyek perancangan